Kakšne podatke zbirajo države članice EU in Norveška in kako se z njimi upravlja v različnih fazah azilnega postopka? Študija EMN podaja informacije ter primere iz 25 držav o različnih vidikih upravljanja s podatki v azilnih postopkih. Slednji vključujejo navzkrižno preverjanje podatkov v nacionalnih in mednarodnih bazah, zagotavljanje kakovosti podatkov ter njihovega varovanja. V študiji so prav tako opredeljeni izzivi ter sprejeti ukrepi za odzivanje na le-te. Študija prispeva h krepitvi zmogljivosti strokovnjakov, ki delujejo na področju azila ter ustvarja boljše razumevanje azilnih politik in postopkov, ki veljajo v Evropi.
Študija EMN z naslovom „Natančno, pravočasno, interoperabilno? Upravljanje podatkov v azilnem postopku “ preučuje, kako se s podatki upravlja v različnih fazah azilnega postopka (podajanje namere, registracija, vlaganje in pregled) v državah članicah in na Norveškem. V okviru tega študija prikazuje stanje in razvoj, na področju upravljanja s podatki v azilnih postopkih, med letoma 2014 in 2020 v 24 državah članicah EU in na Norveškem.
Ugotovitve v študiji so pokazale, da so podatki, ki se običajno zbirajo med azilnim postopkom, sestavljeni iz imen prosilcev za azil, datumov rojstva, državljanstvu, kontaktnih podatkov, zdravstvenega stanja, fotografij, prstnih odtisov, podatkov o družinskih članih, ki so že v državi članici, ranljivosti ter stopnji izobrazbe. Tovrstne podatke se zbira predvsem z razgovori, vprašalniki in elektronskimi orodji za pridobivanje biometričnih podatkov. Več držav članic v procesu zbiranja podatkov uporablja tudi analizo družbenih medijev, mobilnih naprav in umetno inteligenco.
Pri zagotavljanju kakovosti in varstvu podatkov, je študija pokazala, da večina držav članic in Norveške navzkrižno preverja podatke, zbrane v azilnem postopku, v evropskih in nacionalnih bazah. Manjši delež držav navzkrižno preveri informacije v mednarodnih zbirkah podatkov. Države članice in Norveška so v azilnem postopku uvedle več ukrepov za zaščito podatkov, ki vključujejo obvestila o zasebnosti, ocenjevanje kakovosti podatkov ter vpeljava mehanizmov za izvajanje nadzora in skladnosti na področju varstva podatkov.
Najpogostejši izzivi s katerimi se srečujejo države članice in Norveška, se nanašajo na omejitve kadrovskih in finančnih virov ter interoperabilna raba podatkovnih baz. Spremembe, ki so jih v tem oziru države članice uvedle, vključujejo okrepitev podatkovnih baz za povečanje interoperabilnosti, prioritiziranje določenih primerov prošenj ter izvajanje izrednih ukrepov, za olajšanje azilnega postopka v času velikega števila prosilcev. Podatki vse pogosteje zbirajo tudi v zgodnjih fazah azilnega postopka. Tovrstno predhodno zbiranje podatkov omogoča pooblaščenim organom dostop do informacij o prosilcu že v prvih fazah azilnega postopka. Preko tega pristojni organi lažje prioritizirajo določene vloge, s čimer se olajša dostop do podatkov ter zmanjša administrativne naloge.
Kot odziv na nedavne izzive, ki jih je prinesla pandemija COVID-19, so nekatere države članice dodatno digitalizirale faze azilnega postopka ter uvedle spremembe pri zbiranju prstnih odtisov.
